小學(xué)檔案管理制度

小學(xué)檔案管理制度

　　檔 案 管 理 制 度
　　（試行）
　　學(xué)校檔案是廣大教職員工在教育管理、教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)研究活動(dòng)中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料，是學(xué)校各項(xiàng)工作活動(dòng)的歷史紀(jì)錄，也是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策和教育、教學(xué)的必要依據(jù)，檔案是師生員工智慧的結(jié)晶，是國(guó)家的寶貴財(cái)富，是學(xué)校歷史的鑒證。為了加強(qiáng)我校檔案工作，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案在教學(xué)、科研、管理和學(xué)校其他各項(xiàng)工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》的規(guī)定，制定本制度。
　　第一條 基本任務(wù)
　　一、貫徹執(zhí)行檔案政策、法規(guī)、規(guī)劃全校檔案工作。
　　二、建立健全全校各類檔案工作規(guī)章制度，并監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查執(zhí)行情況。
　　三、負(fù)責(zé)各類檔案和資料的接收、征集、整理、編目、鑒定、保管、銷毀和統(tǒng)計(jì)工作。
　　四、督促和指導(dǎo)各科室、組正確收集、整理歸檔的文件資料。
　　五、鑒定并處理已過(guò)保管期和并無(wú)保存價(jià)值的學(xué)校檔案。
　　六、對(duì)已經(jīng)收集歸檔的檔案要注意發(fā)揮其為學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)的作用。
　　七、制定學(xué)校的檔案管理制度，嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)規(guī)定，維護(hù)檔案的完整和安全。
　　第二條  檔案工作人員
　　學(xué)校檔案人員必須政治立場(chǎng)堅(jiān)定，政治理論、思想作風(fēng)和職業(yè)道德水平較高，具備一定的基礎(chǔ)知識(shí)、專業(yè)知識(shí)和相關(guān)知識(shí)，較強(qiáng)的工作能力。
　　第三條 立卷歸檔制度
　　一、歸檔范圍
　　依照《江干區(qū)教育局學(xué)校檔案歸檔范圍及保管期限》
　　二、歸檔時(shí)間
　?。ㄒ唬?、黨務(wù)工作類、政務(wù)工作類、教代工團(tuán)類、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)類、基本建設(shè)類等，應(yīng)按照年度歸檔立卷（每年的1月1日至12月31日止），次年六月底立卷完畢，移交綜合檔案室（財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)類保管一年后移交綜合檔案室）。
　?。ǘ?、教務(wù)工作類、教師業(yè)務(wù)工作類、學(xué)生學(xué)籍類應(yīng)按照學(xué)年歸檔立卷（9月1日至次年8月31日）。
　　三、歸檔要求
　?。ㄒ唬⑽倚n案是由黨支部、校長(zhǎng)室、教導(dǎo)處、總務(wù)處、工會(huì)、大隊(duì)部、團(tuán)支部、教科室等部門產(chǎn)生的。因此，原則上哪個(gè)部門產(chǎn)生的文件材料就由其部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)收集整理，歸檔立卷。
　　（二）、凡是歸檔的文件材料要盡量做到文件完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，并具有參考應(yīng)用價(jià)值，能夠起歷史憑證作用。
　　（三）、凡應(yīng)歸檔的文件材料應(yīng)質(zhì)地優(yōu)良、書繪工整、聲像清晰；不能用易褪色（如鉛筆、元珠筆、純藍(lán)墨水筆等，字跡必須端正清楚，不得重寫）、易變質(zhì)的材料書寫；不能有金屬物裝訂。
　?。ㄋ模⑻貏e珍貴的檔案，從安全與保管條件等方面考慮，可以隨時(shí)歸檔。
　?。ㄎ澹?、各部門向檔案室移交檔案，必須填寫移交清單一式兩份，交接雙方簽字蓋章。歸檔單位與檔案室各一份分別保存。
　　第四條  檔案統(tǒng)計(jì)制度
　　做好檔案的登記和統(tǒng)計(jì)工作，使檔案家底清楚，帳務(wù)相符合檔案利用細(xì)細(xì)及時(shí)反饋，以便改進(jìn)工作，提高檔案管理水平。
　　一、準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)我校各類檔案的數(shù)量，庫(kù)存檔案的構(gòu)成狀況和變換以及提供利用情況，每年統(tǒng)計(jì)一次。財(cái)務(wù)檔案的各類上年的財(cái)務(wù)賬冊(cè)、報(bào)表、憑證年末整理后交檔案室保管。
　　二、由專人做好統(tǒng)計(jì)工作，實(shí)行統(tǒng)一的統(tǒng)計(jì)方法。
　　三、加強(qiáng)對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的綜合分析，掌握利用動(dòng)態(tài)、規(guī)律，根據(jù)利用的信息反饋內(nèi)容，研究和改進(jìn)工作，促進(jìn)檔案管理水平的提高。
　　四、填寫檔案利用情況登記表，做好檔案利用效果的統(tǒng)計(jì)。
　　五、做好查閱登記、借閱登記以及各類歸檔的總帳登記。
　　第五條  檔案的保管制度
　　一、綜合檔案室對(duì)每年歸檔應(yīng)按照永久、長(zhǎng)期、短期分別編號(hào)存放。排列整齊，并編制必要的檢索工具，為翻檢利用創(chuàng)造條件，達(dá)到調(diào)卷迅速、準(zhǔn)確。
　　二、檔案庫(kù)房應(yīng)單獨(dú)設(shè)置，不得兼辦公室或其他用處。未經(jīng)檔案員允許，任何人不得擅自進(jìn)入庫(kù)房。
　　三、檔案室必須保持清潔，必須符合防盜、防火、防光、防蟲、防鼠、防霉、防潮、防塵、防腐蝕、防水等要求；定期檢查保管情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)向校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)、及時(shí)處理。
　　四、檔案室對(duì)庫(kù)存檔案定期檢查，及時(shí)改進(jìn)工作缺點(diǎn)，補(bǔ)救問(wèn)題。對(duì)超過(guò)保管期限，需銷毀的檔案材料進(jìn)行清理造冊(cè)，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意，報(bào)主管部門批準(zhǔn)方可銷毀。銷毀時(shí)必須由檔案室和有關(guān)部門共同派員監(jiān)銷。
　　第六條  檔案的保密制度
　　執(zhí)行《保密法》，嚴(yán)格遵守國(guó)家工作人員保密守則，非檔案室人員，未經(jīng)許可，不得擅自進(jìn)入檔案室。
　　第七條  檔案的開放制度
　　一、我校檔案室保存的材料可供各處、室、組和外單位查閱使用，但是必須辦理查閱手續(xù)（外單位人員須持單位介紹信），填寫查閱檔案登記表。
　　二、檔案原則上不外借，特殊情況需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)書面批準(zhǔn)，借閱時(shí)間一般以三天為期限，并辦理借閱登記手續(xù)。
　　三、查閱者只準(zhǔn)查閱所需范圍內(nèi)的檔案材料，不準(zhǔn)查閱所需范圍以外的檔案材料；如需摘錄、復(fù)印，事先需經(jīng)檔案室人員同意，但只準(zhǔn)摘錄有關(guān)部分，抄寫在專門紙上，并妥善保管。不得將檔案私自帶出，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擴(kuò)散檔案內(nèi)容。
　　四、前來(lái)查閱者必須遵守保密制度，愛護(hù)檔案，嚴(yán)禁在檔案上任意涂劃、刪改、涂點(diǎn)、剪插、撕頁(yè)等。
　　五、歸還檔案材料時(shí)，檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案作詳細(xì)檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要當(dāng)面指出，并問(wèn)明情況及時(shí)處理。
　　六、室藏檔案屬下列情況之一者不開放：
　?。ㄒ唬婕包h和國(guó)家秘密的；
　?。ǘ婕皩＠蚣夹g(shù)秘密的；
　?。ㄈ婕皞€(gè)人隱私的；
　　（四）．檔案形成部門規(guī)定限制使用的；